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ビジネスソリューション

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楽々Document Plus

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  • ペーパーレス化
  • ISO文書管理
  • 契約書管理
  • 電帳法(e-文書法)への対応

社内で部署ごとに保管されている様々な文書ファイル。形式もPDF、Word、PPT、図面など様々です。保管先もファイルサーバ、個々のPC、SharePoint、クラウドストレージなど様々です。楽々Document Plus(らくらくドキュメントプラス)は、紙文書の管理やファイルサーバによる電子文書の管理が抱える課題に対し、適切な権限のもと、文書の分類・保管・活用ができる文書管理システムです。
楽々Document Plusで文書管理を正しく行うことで、ペーパーレス化の促進や社内の業務効率向上を実現できるほか、出張先やテレワーク(在宅勤務)でも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートします。

ペーパーレス化
複数の書類をまとめてスキャンし、複数のフォルダに振り分けて自動で登録することで入力作業を軽減することでペーパーレス化を促進します。
また書類に記載の情報を抽出し、自動で登録/改訂することが可能です。

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ISO文書管理
紙での運用では苦労が多いISO9001/14001の要求事項を網羅しており、品質マニュアル・規定類の配付や版管理、定期見直しなどを効率的に運用できます。

配付ワークフロー機能で配付先を設定することで、関係部署・担当者に配付することができます。

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定期見直し機能で、予め設定したルールに基づき、定期的な見直し実施の通知を管理者に行います。
また、見直し作業の結果も記録できます。

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契約書管理
自動通知や自動更新などの期限管理機能により、更新手続き忘れなどの業務ミスを防止できます。契約更新時も承認ワークフローを行え、契約先や契約内容による検索や版管理も可能です。

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電帳法(e-文書法)への対応
電子帳簿保存法のうち、「スキャナ保存」と「電子取引」に必要な機能を網羅しており、効率よく運用できます。
どちらもJIIMA認証を取得しているので、安心してご導入いただけます。

電子取引
・取引先から受け取った電子データを電子保存できます。
・楽々Document Plusの属性項目として、データ保存時に書類の種類または勘定科目毎に日付や金額、その他主要な項目を登録することで、電帳法の検索要件を満たすことができます。
・データの訂正・削除の履歴が残ります。

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スキャナ保存
・スマホ撮影した画像ファイルや、スキャニングしたPDFファイルにタイムスタンプを付与して、国税関係書類のスキャナ保存ができます(※1)(※2)。
・指定期間保管している検査対象のファイルに対する改竄の有無を一括検証できます(※1)。
・画像の解像度情報を保持し、確認できます。
・入力日や入力者情報など、スキャナ保存に必要な属性情報をまとめて管理、検索できます。
・ワークフロー機能により、スキャンしたファイルへの属性情報の付与 → 監督者による原紙との比較確認 → 経理担当者による最終確認といったワークフローも、簡単に構築することができます。

(※1)タイムスタンプと一括検証はセットオプションとなります。
(※2)タイムスタンプ付与には、アマノセキュアジャパン株式会社が提供するe-timingの契約・費用が別途必要です。

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